Elektronischer Kontoauszug

...einfach….bequem…..digital

Als Firmenkunde sind Sie verpflichtet, elektronische Kontoauszüge bis zum Ende der handels- und steuerrechtlich maßgeblichen Fristen aufzubewahren (ebenso war das bisher schon bei papierhaften Kontoauszügen der Fall).

Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z. B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.

FAQ´s zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung
Werden meine elektronischen Kontoauszüge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprüfung anerkannt?

Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt. Jedoch müssen die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente eingehalten werden.

Darf ich elektronische Kontoauszüge ausschließlich in Papierform aufbewahren?

Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Dateien genügt den steuerlichen Anforderungen nicht.

Erfülle ich die Aufbewahrungspflichten, wenn ich die elektronischen Kontoauszüge im elektronischen Postfach gespeichert lasse?

Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlösung gedacht. Es ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und in Ihrem Buchführungssystem aufbewahren.

Wer ist dafür verantwortlich, dass die Aufbewahrungsplichten erfüllt werden?

Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der elektronischen Kontoauszüge sind Sie als aufbewahrungspflichtiger Unternehmer allein hierfür verantwortlich.

Es reicht nicht aus, wenn Sie die elektronischen Kontoauszüge auf einer Festplatte oder einem Datenstick oder ähnlichen Medien speichern, ohne weitere Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen.

Wie in Ihrem konkreten Fall vorzugehen ist, ob z. B. die Nutzung eines Dokumenten-Managementsystems sinnvoll ist, klären Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater

Wie muss ich die elektronischen Kontoauszüge aufbewahren?
  • Die elektronischen Dokumente (Kontoauszüge, Rechnungen etc.) müssen für die Dauer der Aufbewahrung unveränderbar erhalten bleiben. Das zum Einsatz kommende Verfahren muss daher die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
  • Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
  • Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen oder es muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt und nachprüfbar sein, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann.
  • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Wo finde ich die GoBD und weitere Informationen?

Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z. B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.

Umstellung auf elektronischen Kontoauszug

Drucken Sie die „Vereinbarung über die Nutzung des elektronischen Postfachs“ aus und senden uns diese unterschrieben zurück oder geben Sie die Vereinbarung in der Filiale ab.

Abholen des elektronischen Kontoauszugs mittels Finanzsoftware

Über unsere Finanzsoftwareprogramme VR-NetWorld Software und Profi cash können Sie bequem und einfach den elektronischen Kontoauszug abrufen und quittieren.

Sofern Sie eine andere Finanzsoftware im Einsatz haben, sprechen Sie mit Ihrem Softwarehersteller.

Immer informiert bei Dokumenteneingang

Mit unserem Benachrichtigungsservice im Online-Banking unter dem Reiter „Service -> Weiterer Service -> Benachrichtigungen“ informieren wir Sie über bestimmte Ereignisse wie zum Beispiel neue Nachrichten im Postfach oder Zahlungseingänge auf Ihrem Konto per E-Mail oder SMS. Damit Sie immer aktuell informiert sind!